作為一家公司，不管是上市企業(yè)還是小公司，都需要一個(gè)正規(guī)的公司管理制度，更需要一個(gè)專(zhuān)門(mén)對(duì)于合同的管理制度，首先我們得了解合同管理是什么，當(dāng)我們了解了合同管理之后，才能對(duì)合同歸檔管理流程作進(jìn)一步的了解。今天就跟隨小編來(lái)看一下合同歸檔管理的相關(guān)問(wèn)題。

一、 合同歸檔管理流程有哪些

1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門(mén)或行政部門(mén)。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個(gè)合同至少應(yīng)留存兩份原件，并分別放置兩個(gè)地方獨(dú)立留存。

2、合同登記的項(xiàng)目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)與歸檔部門(mén)一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，登記應(yīng)至少包括對(duì)方主體信息、主要項(xiàng)目?jī)?nèi)容、本企業(yè)合同負(fù)責(zé)人、對(duì)方合同負(fù)責(zé)人、主要權(quán)利義務(wù)履行期限、付款節(jié)點(diǎn)、收款節(jié)點(diǎn)、涉及資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)的還應(yīng)進(jìn)行資產(chǎn)登記。

3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時(shí)，查詢(xún)電子版本即可。

4、建立客戶(hù)檔案信息。通過(guò)簽署合同得知的客戶(hù)信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢(xún)。匯總的信息應(yīng)包括客戶(hù)主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過(guò)程中的重點(diǎn)注意事項(xiàng)等，為日后客戶(hù)回訪及老客戶(hù)維護(hù)提供信息支持。

5、建立客戶(hù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請(qǐng)客戶(hù)對(duì)本企業(yè)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以收集自身企業(yè)在合作過(guò)程中的不足，并進(jìn)行對(duì)應(yīng)的完善改進(jìn)工作。

6、定期對(duì)合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)、分析。如在藝人經(jīng)紀(jì)公司中，可以按照藝人進(jìn)行分類(lèi)，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務(wù)收支情況、經(jīng)紀(jì)事務(wù)發(fā)展情況，給每一個(gè)藝人團(tuán)隊(duì)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持;可以按照業(yè)務(wù)類(lèi)型分類(lèi)，這樣可以匯總公司的版權(quán)收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)來(lái)源分類(lèi)，這樣可以看出業(yè)務(wù)的來(lái)源是哪里，能夠促進(jìn)銷(xiāo)售體系的完善。根據(jù)每個(gè)企業(yè)情況的不同，可以靈活的、多維度的進(jìn)行匯總、分析，通過(guò)合同來(lái)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)而調(diào)整公司經(jīng)營(yíng)策略。

二、 合同歸檔管理的目的

合同歸檔管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。搞好合同歸檔管理，對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極地意義，為加強(qiáng)合同歸檔管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益。